El Doctor Carlos Rivera realizó un estudio muy importante sobre el acta notarial como titulo ejecutivo para promover un juicio, dicho estudio es por demás interesante; él explica entre otros puntos que “Un notario que actúe con corrección, no debe autorizar un acta notarial que va a ser uti-lizada como título ejecutivo, si no puede identificar la partida, su origen, la documentación de soporte, los traslados, y si el asiento se encuentra en la cuenta correcta. Debe estar en capacidad de dar fe de la existencia de ese saldo, y si el mismo es líquido y exigible; así como de la legalidad de la contabilidad”.

Con relación a estas actas que dan fe de saldos a favor de una persona según los registros contables, existen consecuencias tributarias que es necesario analizar siendo las principales las siguientes:

a) En el Acta Notarial no se hace constar con base en que documentos se realizaron las partidas contables que dieron como saldo la deuda que se reclama; pueden ser facturas, facturas cambiarias, documentos privados, u otro tipo de documentos que se utilizan en contabilidad;

b) Cuando la deuda proviene del hecho generador de un impuesto, como la venta de un bien o la prestación de un servicio, debe encontrarse documentada con una factura simple o cambiaria, debidamente autorizada, si no existe la misma, es lógico que tampoco se cumplió con las obligaciones tributarias, surgidas de la emisión de la factura que las leyes tributarias exigen, y no se han pagado los impuestos respectivos, por lo que a mi criterio el registro de esa deuda en los libros no tiene base legal, y por lo tanto esa operación no debe dar surgimiento a una operación contable, que después va a ser base para la autorización de un acta notarial que posteriormente dará origen a un juicio ejecutivo.

Otra situación muy importante en estos casos es que los libros de contabilidad sean debida y legalmente autorizados y habilitados, ya que es una práctica constante en el país, llevar dos contabilidades una física y otra financiera, ¿Sobre los datos de qué contabilidad se autorizará el acta? Los resultados de las dos no son los mismos, y en repetidas oportunidades ni siquiera coinciden, además el Código de Comercio en el artículo 375 prohíbe llevar más de una contabilidad en la misma empresa, establece que la infracción de esta prohibición es causa de que ninguna de las contabilidades haga prueba, sin perjuicio de las demás responsabilidades que surjan de esta práctica, cuando se realiza. El Notario al autorizar el acta sobre una de las dos contabilidades está invalidando la prueba, por lo que a mi criterio ninguna de las dos hace prueba en un juicio.

Es necesario por lo tanto hacer un llamado a Notarios y Jueces sobre estos aspectos, además de solicitar al Congreso de la República legislar en el sentido de que para que un acta notarial sea utilizada como titulo ejecutivo, la misma debe cumplir con requisitos específicos que la hagan plenamente eficaz.